Ефективна комунікація — це спілкування, в результаті якого первинна мета переговорів досягнута. Не всі можуть комунікувати ефективно, хоча кожна людина має вроджені комунікативні здібності. Але цьому можна навчитися. Розберемося, як проводити ефективні переговори, з яких етапів вони повинні складатися, на чому варто акцентувати свою увагу під час комунікації.
Етапи проведення переговорів
Є три етапи процесу комунікації при організації переговорів — підготовчий етап, безпосередньо процес переговорів і досягнення угоди. Розглянемо, які складові включає в собі кожен етап:
Підготовчий етап:
- вибір засобів для ведення переговорів (визначається процедура переговорів, посередники, арбітраж та ін.);
- установка контакту між учасниками переговорів (в телефонному режимі, поштою й т. і.);
- збір даних, необхідних для проведення переговорів;
- створення плану переговорів;
- створення атмосфери довіри між сторонами.
Процес переговорів.
- початкова стадія (сторони представляються, висловлюють свої очікування, формують свої позиції);
- визначення спірних моментів, озвучування порядку денного;
- розкриття глибинних інтересів кожної зі сторін;
- визначення та аналіз варіантів угоди.
Досягнення згоди.
- остаточне обговорення запропонованих варіантів для угоди;
- вибирається один з варіантів для угоди, сторони йдуть назустріч один одному шляхом поступок;
- досягається згода і формально закріплюється у вигляді юридичного документа (контракт, договір).
Важливі навички ведення переговорів
Щоб результат переговорів влаштував обидві сторони, важливо мати певні навички ведення переговорів:
- Бути чесним і максимально відкритим. Приховування якоїсь інформації — це помилковий шлях до досягнення угоди.
- Ставити відкриті питання, на які можна дати розгорнуту відповідь, щоб отримати необхідну інформацію і встановити довірчі відносини зі співрозмовниками.
- Ставити закриті питання, на які можна відповісти тільки "так" або "ні", щоб домогтися поступок або підтвердити угоду.
- Уважно слухати. Так ви зможете отримати більше інформації та виявити повагу до співрозмовників.
- Перефразувати почуте. Переказавши своїми словами те, що було сказано співрозмовником, ви зможете переконатися в тому, що правильно зрозуміли почуте.
- Вести записи. Роблячи замітки, ви не забудете, що вже обговорювали та що було вирішено. Всі озвучені в ході переговорів пропозиції варто записувати.
- Підкреслювати свою цінність. Підкресліть користь, яку може принести другій стороні вашу пропозицію.
- Проявляти гнучкість. Будьте готові до того, щоб відмовитися від того, що не дуже важливо для вас. Це допоможе зберегти при переговорах атмосферу доброзичливості та надалі зробити іншу пропозицію у свою користь.
- Робити паузу для обдумування пропозиції. Якщо остаточно озвучену пропозицію не збігається з вашими первинними очікуваннями, попросіть дати час на обдумування.
- Висловлювати подяку. Після досягнення угоди висловіть вдячність другій стороні.
- Намагатися справити приємне враження на співрозмовника. Адже на аргументи приємного співрозмовника ми реагуємо поблажливо, в той час як до аргументів неприємної нам особистості — з упередженням.
- Виявляти емпатію. Співпереживати, проявляти чуйність, розуміння емоційного стану співрозмовника.
- Стежити за сигналами. Слухайте очима, стежте за змінами в настрої співрозмовника, в мові його тіла. Це допоможе вам зрозуміти, чи змінився інтерес партнера до бесіди та вчасно перенаправити розмову в потрібне русло або поміняти щось в спілкуванні.
5 табу при переговорах
Уміння вести переговори — це також здатність уникати некоректних з точки зору комунікації дій і виразів. Ось що НЕ МОЖНА робити під час переговорів:
- Заганяти співрозмовника в кут. Потрібно дати партнеру можливість "зберегти обличчя".
- Заганяти себе в кут. Це знизить ваш статус в очах співрозмовників.
- Принижувати статус співрозмовника. Це викличе у партнера негативні емоції та не дасть позитивного ефекту для досягнення вигідної угоди.
- Використовувати слова, дії або бездіяльність, які можуть призвести до зародження конфлікту. Конфліктні ситуації не дозволять вам досягти первинних цілей переговорів, їх потрібно уникати будь-якими способами.
- При переконанні починати з питань, які розділяють вас з партнером. Краще почати з питань, в яких ви згодні зі співрозмовником.
Хочете навчитися ефективно вести переговори, аргументовано будувати професійну мову, грамотно спростовувати доводи опонента, переконливо вибудовувати судження? У цьому вам допоможе тренінг по ефективному веденню переговорів. На тренінгу з переговорів ви потрапите в середовище, що імітує реальні переговори, і під наставництвом професійного тренера зможете виробити навички, необхідні для ефективної комунікації.
